Les démarches du visa J1

Il y a deux mois de ça je vous annonçais que j’allais rester/revenir aux Etats-Unis, il y a une vingtaine de jours je vous disais que mon dossier était envoyé au sponsor, et bien aujourd’hui je vous annonce que mon dossier est validé, que le visa est approuvé et qu’il ne me reste plus qu’à recevoir mon passeport pour démarrer une nouvelle aventure ! Mais avant d’être dans mon avion pour LA visa en poche il y a eu des démarches, des étapes, de la paperasse, des prises de tête, du stress, des dizaines d’emails, bref tout ce qui est banal pour l’obtention du sésame ! Heureusement pour moi je n’en suis pas à mon premier visa ni à mon premier J1 du coup je connais le process, je connais les termes, je sais ce que je dois faire, et ça me fait gagner beaucoup de temps. Mais ce n’est pas le cas de tout le monde et peut-être pas ton cas à toi qui me lit et qui espère que je vais te familiariser avec tout ça. Et ça tombe plutôt bien puisque c’est ce que je vais faire !

Avant toute chose je vous dirais de vous assurer que vous savez ce qu’est le visa J1, à quelle catégorie vous pouvez prétendre, et si vous êtes bien éligible. J’en parle un peu ici, et vous trouverez le reste des infos partout sur internet sur les sites des sponsors.

Je ferai des articles plus détaillés étape par étape mais pour vous donner une idée voici les grandes lignes les démarches du visa J1.

★ Trouver une entreprise d’accueil

Le plus important puisque sans entreprise pas de visa. Certains sponsors peuvent vous aider à trouver une entreprise, mais je n’ai jamais utilisé les services de placement donc je ne peux pas vous dire si ça vaut le coup. Si vous êtes assez ouvert, que vous recherchez un stage/training dans un domaine assez général je pense que ça peut être un bon plan. Pour moi qui cherchait quelque chose en lien avec le Music Business je n’ai même pas essayé, je sais qu’ils n’ont rien pour moi et j’ai sûrement bien plus de contacts qu’eux ! Donc si vous visez un secteur particulier, une entreprise bien spécifique, quelque chose qui sort de l’ordinaire, je vous dirai qu’on est jamais mieux servi que par soi même (ceci étant dit rien ne vous empêche de leur demander de l’aide et de chercher de votre côté aussi)..

★ Choisir son sponsor

Un article détaillé est disponible ici, mais déjà pour commencer sachez que le sponsor est l’organisme français qui va vous fournir votre DS-2019, le graal pour obtenir votre visa. Juste avant je disais « pas d’entreprise pas de visa », je rajoute maintenant « pas de sponsor pas de visa ». Alors oui, le coût en rebute beaucoup mais c’est malheureusement obligatoire, et tenter d’aller faire un stage ou training sous ESTA et se faire prendre vous coûtera bien plus que les frais du sponsor ! Il y a le choix, tous ne fonctionnent pas de la même manière, tous ne travaillent pas avec le même organisme américain, tous n’ont pas les mêmes conditions. Donc comparez, prenez le temps, et lancez-vous !.

★ Envoyer son dossier au sponsor

Je ne ferai pas d’article à ce sujet car le dossier en lui même est assez simple. Pour ma part je passe par Parenthèse et la CIEE et j’ai du remplir une application qui regroupait toutes les infos: mes dates, mon entreprise d’accueil, mes missions (en bref), mon CV, mon niveau d’anglais et mon TOEFL, mes visas précédents… Je n’ai eu à joindre que ma carte d’identité et la photocopie de mon dernier diplôme. De la on vérifie votre éligibilité et on vous envoie le lien pour compléter le DS-7002.

★ Remplir le DS-7002

Parce que ce pavé est clairement une tannée je vous donne mes conseils pour bien le remplir ici. C’est long, c’est chiant barbant, on se répète, il faut faire attention aux mots utilisés, il faut en dire sans trop en dire, et puis surtout c’est l’entreprise qui le remplit. Ceci étant dit ça ne m’a pas empêché de donner des conseils à ma boss lorsqu’elle l’a fait, puisque la pauvre était un peu perdue ! J’en avais déjà rempli un pour mon stage à Universal Music, une amie qui avait fait un training dans le même secteur m’avait passé le sien en support donc ça avait pas mal aidé ma boss..

★ Valider l’ensemble du dossier avec le sponsor

Pour Parenthèse tout se fait en ligne depuis le site de la CIEE. D’ailleurs le DS-7002 se fait aussi en ligne, donc moi qui avait l’habitude du papier pas du tout joli j’ai été perdue et émerveillée devant ce beau site !

Avec Parenthèse vous avez un mail tous les lundi pour vous tenir au courant de l’avancée du dossier, mais vous avez le suivi sur le site également. Voila donc les étapes auprès de la CIEE à partir du moment où votre entreprise signe le Training Plan :

Avant que la CIEE approuve (l’avant dernière étape) il y a la vérification de l’entreprise. Ma boss avait reçu un mail lui demandant de valider que c’est bien elle qui sera ma superviseur, qu’elle valide les dates et les phases du DS-7002, et si il y a des modifications à faire dans la formulation des phases la CIEE préviendra avant l’impression finale.

Dans mon cas mon entreprise d’accueil remplit les critères du nombre d’employées et du chiffre d’affaire annuel donc la visite sur place n’a pas été nécessaire. Si ce n’est pas votre cas comptez un délai supplémentaire pour que le sponsor vérifie que l’entreprise peut vous accueillir..

★ Recevoir son numéro de DS-2019

Pour le coup je ne sais pas si c’est propre à Parenthèse mais c’est la première fois que j’ai mon numéro de DS-2019 avant de le recevoir. D’habitude j’attendais de le recevoir avant de passer aux prochaines étapes, mais cette fois-ci je l’ai eu en avance. Dans son mail hebdomadaire du lundi Parenthèse m’a dit que la CIEE avait tout validé et que le DS-2019 sera reçu dans leur locaux d’ici 5 jours à compter de la date de validation (le dernière qui apparait dans le tableau au dessus, le 8 juillet donc). Quelques heures après j’ai reçu un autre mail avec la date exacte de réception et mon numéro de DS-2019 et tous les détails des prochaines étapes..

★ Remplir son DS-160

Une fois que le sponsor aura le DS-2019 il vous donnera le numéro et vous pourrez remplir votre DS-160, qui est nécessaire pour la demande de visa. Il se remplit ici. C’est assez simple, c’est juste très long. Vous aurez besoin de votre carte d’identité, votre passeport et vos précédents visas, votre numéro de DS-2019, le numéro de votre programme (celui en 6-P-xxxx), vos dates de programme et une photo. Pas besoin d’une photo 5×5 officielle, j’ai toujours utilisé des photos d’iPhone en mode « selfie sérieux » et ça passe donc ne vous prenez pas la tête avec ça. Il y a possibilité de vérifier la photo avant de démarrer. Le DS-160, c’est ce fameux document que vous remplissez où vous attestez de pas venir pour faire des attentats, du trafic d’humains ou quoi que ce soit d’illégal. La première fois on se dit wtf et on est tenté de mettre oui pour rigoler. Ne le faites pas, vous risqueriez très vite d’arrêter de rire.

Petit conseil : C’est la quatrième fois que je rempli le DS-160 (puisque 4ème visa) et je n’avais jamais eu de soucis, tout s’était toujours très bien passé. Mais il fallait bien me faire redescendre de mon nuage et cette fois ci leur site n’a cessé de planter et je me suis retrouvée à le remplir 3 fois. Du coup je vous conseille de faire « save » à chaque page. Vraiment, faites-le systématiquement. Pour une raison inconnue le site passait en session time out à chaque fois que j’allais à la page suivante (au lieu de se mettre en time out après 20min d’inactivité). Du coup faites save à chaque fois, ça fait perdre un peu de temps mais ce n’est rien comparé aux heures passées si vous devez recommencer à zéro à chaque fois..

★ Prendre rendez-vous à l’ambassade

Une fois le DS-160 rempli vous aurez votre numéro de DS-160 (celui au niveau du code barre) et vous pourrez alors prendre rendez-vous à l’ambassade. J’étais habituée à prendre rendez-vous avec l’appel à 14€, le paiement par mandat compte et mon enveloppe Chronopost 10h le lendemain mais depuis l’été 2014 tout se fait en ligne, il n’y a plus de mandat compte et l’enveloppe est comprise dans le prix. Le rendez-vous se prend ici, il faut vous choisir votre type de visa (non immigrant pour les J1) puis votre lieu de rendez-vous (Paris si vous êtes français). Après il n’y a qu’à suivre le guide. Vous devrez vous acquitter des frais de 144€ payable par virement. Il faut compter 48h pour que le paiement passe, donc comptez ça dans le délai. L’avantage c’est qu’avant de payer on vous donnera la date la plus proche pour un rendez-vous, donc ça vous permet de vous faire une idée..

★ Faire l’orientation online (pour la CIEE uniquement)

J’avais reçu ça par mail, je ne m’y attendais pas, mais vous aurez une orientation à faire en ligne pour la CIEE. C’est très utile pour ceux qui viennent pour la première fois aux USA puisque ça vous explique comment tout marche, ça détaille les documents (DS-7002, DS-2019, même si concrètement vous savez déjà ce que c’est puisque vous avez passé des heures dessus), ça vous explique vos premiers pas aux USA et les démarches à faire (logement, assurance, sécurité sociale, les taxes etc…). Si on prend le temps de tout lire en détail (ce que je vous conseille si vous êtes nouveaux) ça peut facilement vous prendre 45min, dans mon cas ça m’a pris moins de 10min puisque je savais déjà tout.

★ Récupérer son DS-2019

Avec Parenthèse vous avez le choix entre le recevoir par courrier ou bien le récupérer dans les locaux. Si vous êtes pressés par le temps je vous conseille de le récupérer dans les locaux, sinon l’envoi prenant environ 48h et est envoyé par lettre suivie. Une fois que vous l’avez vérifiez bien toutes les infos. Le plus courant c’est l’inversement nom-prénom donc faites bien attention. S’il y a une erreur sur le DS ça peut vous coûter votre visa donc faites vraiment attention que tout soit parfait. Avec Parenthèse, le DS-2019 se trouve dans un package qui regroupe tous vos documents: carte d’assurance, contacts du sponsor/de la CIEE, handbook avec tout ce qu’on vous a déjà expliqué dans l’orientation online.

★ Monter son dossier pour l’ambassade

Il ne vous faut plus grand chose maintenant que le système a changé, mais certains documents restent tout de même essentiels. Bien entendu les basiques : passeport et DS-2019. Rajoutez à ça le DS-160, la preuve de paiement du SEVIS, vos preuves de retour, le DS-7002, la preuve de fond si vous ne percevez pas de salaire pendant votre stage/training et une photo format 5×5. C’est tout ce qu’il vous faut. C’est pas grand chose, mais croyez-moi c’est facile d’oublier un papier (j’en suis la preuve, j’avais oublié d’imprimer mon DS-160!)..

★ Aller à l’ambassade

J’ai fait un article à ce sujet ici puisque la procédure a changée après l’été 2014 (plus de mandat compte, plus de Chronopost etc…) et qu’elle a encore changée il y a quelques mois. J’avais déjà parlé de mon expérience passée ici mais cette fois-ci ça a été bien différent donc une mise à jour est plus que nécessaire (même si dans le fond mon ancien article reste d’actualité, c’est juste la façon de faire qui a changée). Jusqu’à présent je conseillais d’y aller tôt le matin pour ne pas rester des heures mais avec leur nouvelle façon de faire c’est assez rapide donc même en y allant dans l’après midi vous ressortez rapidement. Prévoyez que vous n’aurez pas votre téléphone avec vous ou tout objet électronique (désolé pour ceux qui pensaient capturer un Pokemon au sein de l’US Embassy!). Plus de chaises donc plus besoin d’apporter un bouquin pour lire tranquillement, prévoyez juste de rester dans une file d’attente à la Disneyland. Pas besoin de stresser, montrez ce qu’on vous demande, répondez aux questions, surtout ne mentez pas puisque si l’officier vous pose une question c’est qu’il connait déjà la réponse, prenez votre mal en patience et soyez soulagés au moment où on vous dira « approved » !.

★ Recevoir son passeport

Quelques jours après (5 jours en moyenne, c’est ce qu’on vous dira) vous recevrez votre passeport à l’adresse que vous avez donné lors de la prise de rendez-vous sur le site. Encore une fois vérifiez bien l’exactitude des infos, et soyez fier, vous avez votre sésame !

Vous voila désormais avec un visa J1 en poche ! J’espère que vous y verrez un peu plus clair avec cet article, et que cela vous aidera à appréhender au mieux tout le process !